Inventários gerais/parciais

INVENTARIO.FAQ-108785

O inventário é a atividade por meio da qual os gestores ou responsáveis realizam a contagem e conferência total ou parcial dos materiais disponíveis em estoque e checam os resultados, comparando-os às quantidades informadas no sistema, ajustando assim o estoque físico ao contábil. A realização de inventário impacta nos seguintes aspectos da empresa:

Redução das perdas: um bom inventário é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios. Ao quantificar exatamente quantos produtos há em seu estoque, o gestor evita comprar matéria-prima de forma excessiva, já que os pedidos aos fornecedores são melhor ajustados à demanda. Além disso, com o inventário em dia, é possível identificar desvios e trabalhar para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico estiver em desconformidade com o contábil, será mais fácil descobrir extravios, furtos e obsolescências.

Melhora do atendimento ao cliente: ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis no estoque, o vendedor otimiza as vendas e aumenta a credibilidade com os clientes. Quando não há controle de estoque, a propensão aos erros é muito maior: vender um produto indisponível e prometer a entrega imediata, por exemplo, pode comprometer a credibilidade junto ao cliente.

Cumprimento da legislação: inconsistências entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que sua empresa seja autuada pelo FISCO. Se o fiscal detectar que há diferenças entre o estoque declarado de produtos e o estoque real, poderá penalizar sua empresa com multas.

Fluxo padrão

1 - Criação do inventário

Um novo inventário deve ser criado utilizando a interface Conferências de inventários.

Criar inventário com seleção de produtos a serem inventariados, podendo filtrar pelos campo obrigatórios:

Tipo de inventário: definir se o inventário será para todos os produtos (geral) ou parcial;
Estabelecimento: definir o estabelecimento que será inventariado;
Tipo de estoque: o tipo de estoque define a classificação dos estoques que a empresa utiliza. Geralmente a opção ESTOQUE é utilizada como forma generalista porque é a opção que envolve a produção ou venda direta de produtos, porém a empresa pode ter outros tipos de estoque, como p.ex.: estoque consignado.
Número de contagens: quantidade de vezes que cada produto será contado;
Número de contagens coincidentes: número de vezes que as contagens devem coincidir para que se obtenha a real quantidade estocada.

O inventário deverá possuir um responsável (pode ser o usuário que está criando o inventário).
A criação do inventário registra todos os produtos selecionados com a informação da quantidade registrada no sistema no exato instante da criação do inventário.

Atenção

Ao criar um inventário, os produtos no seu devido contexto (estabelecimento, tipo de estoque) deverão ser bloqueados para quaisquer tipos de movimentações (p.ex. inclusão do produto em documentos ou qualquer outra operação que possa gerar movimento dos estoques do produto no contexto).

2 - Definição dos produtos a serem inventariados

Acessar a guia "Produtos" para informar quais produtos que deverão ser inventariados;
Clicar em [b:Adicionar produtos];
Os produtos podem ser filtrados através dos campos:
Produto: código do produto no sistema;
Descrição: descrição do produto cadastrado;
Tipo de produto: especificação do tipo de produto;
Marca: filtrando pela marca do produto;
Referência do fabricante: filtrando pelo fabricante;
Tipo do item: definir o tipo de item conforme cadastro no sistema;
Unidade de medida: filtrando pela unidade de medida.
Último inventário: pode-se selecionar um inventário que já foi realizado para adicionar os mesmos produtos.
Incluso: incluso ou não.
Definir os campos de filtro e clicar em [b:Listar].
Após isso, selecionar os produtos a serem adicionados ao inventário parcial.

3 - Iniciar o inventário

Acessar interface de Conferências de inventários;
Clicar em [b:Listar] identificando ou não número e dados sobre o inventário que se deseja iniciar;
Identificar o inventário;
Clicar em [b:Iniciar].

4 - Executar as contagens

A realização das contagens com coletor de dados é realizada pela interface Contagens de um inventário.

Ao abrir a interface, o usuário deverá informar o número do inventário seguido do número da leitura. Na primeira leitura, informar 1, na segunda leitura, informar 2 e assim sucessivamente.

Para executar as leituras com um leitor de código de barras, deixe a opção "Usar câmera" desativada.

Clique em [b:Iniciar leituras].

O sistema abrirá uma tela onde o usuário poderá executar as leituras dos códigos de barras. A cada leitura, a contagem do respectivo produto é incrementada em 1 (ou pelo fator quantitativo registrado no seu cadastro).

Este processo deve ser repetido para todos os produtos em estoque.

Produtos controlados por unidades individuais

Quando um produto for controlado por unidades individuais, será necessário informar, nas leituras, os códigos individuais dos produtos ou o produto modelo com os números de série encontrados.
Neste segundo caso, é possível registrar, em uma única leitura, vários números de série separado-os por vírgulas ou por quebras de linha.

5 - Lançamento de contagens realizadas manualmente

Pode-se lançar os produtos de forma manual quando não houver coletor de dados ou smartphones, todavia o sistema se orienta pelos dígitos do código de barras.

Acessar a interface Contagens de um inventário;
Informar o número do inventário;
Informar o número da contagem;
Clique em [b:Iniciar leituras];
Digitar o código de barras no campo "Leitura" para cada produto a ser "lido";
Clicar em [b:Salvar];
Repetir processo para outros produtos.

Ressaltando que se o produto não tiver código de barras, deve-se registrar esse código em "Cadastro de produtos".

6 - Consistência das informações do inventário

Para verificar as contagens realizadas no inventário:

Acessar "Inventários de estoque";
Abrir o inventário desejado a partir do número informado;
Acessar guia "Resultados";
O sistema apresenta os produtos com as respectivas leituras realizadas. É possível filtrar apenas os produtos cuja situação ainda está pendente, identificando os produtos que necessitam de uma nova contagem.

No caso de produtos controlados por unidades individuais, é possível verificar os números de série lidos nas leituras simplesmente posicionando o ponteiro (mouse) sobre a leitura.

7 - Nova contagem para ajuste de inventário

Caso ocorram divergências entre as contagens, será necessário realizar nova contagem destes itens até que se obtenha a confirmação pelo menos duas contagens iguais.

8 - Conclusão do inventário

Ao concluir o inventário, o sistema faz a geração de um documento de ajuste e libera as movimentações de estoque.
Cada produto divergente gera um item no documento.
No caso especial de produtos controlados por unidades individuais, um produto pode gerar dois itens: Um item para incluir unidades individuais que não estava em estoque e outro item para excluir as unidades individuais que não estavam no estoque.